Zarządzanie czasem

1. Wprowadzenie do tematu

• Dobre praktyki budowania swojej osobistej efektywności – jak to robią znane osoby?
• Różnice kulturowe w postrzeganiu czasu
• Subiektywizm w postrzeganiu czasu – ile to jest „za chwilę”?
• Jak zmienia się podejście do czasu w dobie olbrzymiego przyspieszenia technologicznego?
• Typowe nawyki i przekonania ułatwiające i utrudniające zarządzanie sobą w czasie.

2. Perspektywy postrzegania czasu – gdzie w czasie jesteśmy najczęściej myślami?

• Autodiagnoza i analiza wyników.
• Perspektywa przeszłościowo – negatywna
• Przeszłościowo – pozytywna
• Teraźniejsza hedonistyczna
• Teraźniejsza fatalistyczna
• Przyszłościowa

3. Od misji i wizji do celów i metod ich definiowania

• Misja i wizja – osobista i firmowa. Czym jest i jak ją formułować?
• Jak dostosować cele do misji i wizji – metoda SMART
• Najczęstsze przykłady zbyt „mglistych” celów i różnice między postanowieniem noworocznym a celem.
• Co? Jak? Dlaczego – 3 kluczowe pytania
• Etapy definiowania celów osobistych i zawodowych

4. Praktyczne metody i narzędzia organizacji i planowania czasu

• Optymalne pory dnia – krzywa REFA
• Narzędzia priorytetyzacji – macierz pilne/ważne
• Zasada Pareto i jej zastosowanie w zarządzaniu sobą w czasie
• Metoda ABC – jak łatwo i skutecznie priorytetyzować zadania
• Zasada 60 – 20 – 20 – jak uniknąć frustracji związanej z niemożnością realizacji wszystkiego?
• Reguła Parkinsona – zadanie potrwa dokładnie tyle ile założymy, że potrwa
• Kiedy jesteśmy efektywni w ciągu doby? – krzywa REFA
• Praktyczna metoda planowania – ALPEN

5. Zarządzanie zadaniami – metodologia GTD (Getting Things Done)

• Jak wziąć spraw w swoje ręce? – koncepcja bezstresowej efektywności wg Dawida Allena,
• Dystraktory – „Moc obliczeniowa” mózgu a otaczająca nas rzeczywistość i efektywność,
• Jak „oczyścić umysł”? – Zarządzanie docierającymi do nas informacjami i kolekcjonowanie istotnych informacji,
• „Big Picture” znaczenie Perspektywy w zapewnieniu efektywności (Bieżące zadania, Bieżące projekty, Cele roczne, Wizja na 5 lat, Całe życie),
• Podstawowe zasady osiągnięcia kontroli nad sprawami – pięcioetapowy proces zarządzania zadaniami (Kolekcjonowanie, Analizowanie, Porządkowanie, Przeglądanie, Realizacja),
• Elektroniczne kalendarze – synchronizacja i „Chmura”,
• Notatki głosowe, zdjęcia,
• Poczta E-mail,
• Optymalne wykorzystanie smartfona wg metodologii GTD,
• Porządkowanie – podział zadań i spraw wg kategorii.

6. Czasopożeracze i prokrastynacja

• Identyfikacja typowych czasopożeraczy
• Przyczyny występowania czasopożeraczy
• Środki zaradcze
• Rodzaje prokrastynacji i sposoby przeciwdziałania

7. Podsumowanie szkolenia i action plan

• Co zrobię?
• Jak to zrobię?
• Które narzędzia wykorzystam?
• Ile poszczególne elementy zajmą czasu?
• Jak będę mierzył efekt swojej pracy?

Mariusz Mażewski – trener i konsultant z ponad 15 letnim doświadczeniem, wykładowca Wyższej Szkoły Turystyki i Ekologii. Absolwent kierunku psychologia o specjalizacji psychologia menedżerska (pracy) oraz Zarządzania i Marketingu na Uniwersytecie Śląskim w Katowicach. Bogate doświadczenie w obszarze szkoleniowym zdobywał współpracując z firmami szkoleniowo-consultingowymi takimi jak Training Partners, BrainstormGroup, Training Projects,Manpower, NewKey, Lauren Peso. Głównymi obszarami prowadzonych szkoleń są: efektywność osobista, handel i sprzedaż, zarządzanie oraz specjalistyczne szkolenia dla działów HR. W portfolio zadowolonych klientów posiada szkolenia i projekty zrealizowane dla m.in: Bank Inicjatyw Społeczno-Ekonomicznych S.A., Basell Orlen, BZ WBK, Cash Flow S.A., Emailia Olkusz, Lotos, ING Bank Sląski, Uniwersytet Jagielloński, Valeo Poland czy też Grupa Azoty.

W swojej pracy przeprowadził ponad 100 projektów doradczych, konsultingowych w obszarze zarządzania zasobami ludzkimi dla firm o kapitale polskim, zagranicznym, a także firm o zasięgu międzynarodowym. W większości realizowanych działaniach doradczych pełnił rolę osoby zarządzającej projektem pełniąc także funkcje eksperta merytorycznego.